MENGENAL HAKEKAT KEPROTOKOLAN
DI LEMBAGA PENDIDIKAN
A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Dalam kehidupan berbangsa dan
bernegara akan ditemukan tarik ulur antara kekuasaan, hukum, dan demokrasi yang bersumber pada keserakahan untuk mendapatkan
kekuasaan padahal keserakahan kekuasaan tersebut tidak saja melanggar
prinsip-prinsip negara hukum, demokrasi, dan hak asasi manusia. Untuk mencegah
keserakahan ini agar tidak muncul dalam sebuah lembaga, maka sangat dibutuhkan
pengetahuan dan manajerial yang baik dalam hubungan masyarakat.
Secara teoretis aktivitas kehumasan,
utamanya terkait dengan komunikasi kelompok dan pasti melibatkan masalah protokol.
Karenanya kesatuan istilah “Humas dan Protokol” hanya dikenal di Indonesia (Kemala
Motik Gafur, 2015). Misalanya berdasarkan
Peraturan
Daerah Kabupaten Sumenep Nomor 15 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Sekretariat Daerah bahwa Bagian Humas dan Protokol berada dibawah koordinator
Asisten Adminsitrasi Umum (Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep Nomor 15 Tahun
2008).
Humas dan
Protkol keduanya memiliki satu rangkaian yang saling mendukung satu sama lain
dalam membangun kerjasama yang baik, akan tetapi bukan berarti keduanya sama, humas
dan protokol memiliki perbedaan dalam tugasnya masing-masing. Humas lebih
menagucu pada menyusun program kerja pelaksanaan tugas pemberitaan, hubungan
masyarakat serta mengumpulkan dan mengolah bahan guna penyusunan pedoman dan
petunjuk teknis pembinaan dan pelaksanaan pemberitaan pada hubungan masyarakat.
Sementara protokol lebih mengarah pada tugasnya menyusun program kerja
pelaksanan tugas protokol, serta menyusun acara dan protokoler serta menyiapkan
pelaksanaan kegiatan dinas pimpinan.
Kesimpulannya
keduanya memiliki perbedaan dalam tugas dan fungsi masing-masing. Untuk tidak
melebar dalam pembahsan nantinya, penulis membatasinya dalam penulisan makalah
ini dengan memfokuskan pembahasan mengenai Keprokoleran dengan sub pokok
bahasan meliputi; pengertian protokol, istilah dalam protokol, syarat-syarat
petugas protokol, ruang lingkup dan tugas protokol, tata tempat protokol.
2. Rumusan
Pembahasan
a.
Pengertian
Protokol.
b.
Istilah-istilah
dalam protokol.
c.
Syarat-syarat
Protokol.
d.
Ruang
lingkup dan tugas protokol.
e.
Tata tempat protokol.
3 3. Tujuan
Pembahasan
a.
Menjelaskan
Pengertian Protokol.
b.
Mendeskripsikan
Istilah-istilah dalam protokol.
c.
Menjelaskan
Syarat-syarat Protokol.
d.
Menjelaskan
Ruang lingkup dan tugas protocol.
e.
Menjelaskan
tata
tempat protokol.
B.
PEMBAHASAN
1. Pengertian
Protokol
Protokol berasal dari bahasa Yunani yang diambil dari kata
kata: ”Protokollen” yakni, Protos; yang pertama dan Colat; perekat
(Bambang
Cahyono, 2012). Jadi, protokol adalah perekat pertama. Dalam beberapa
buku tentang Keprotokolan, definisi protokol selalu terkait dengan
masalah-masalah perjanjian, kebiasaan, kegiatan-kegiatan ceremonial serata masalah
hubungan antar negara.
Adapun Zulkarnain Nasution (2010), mengemukakan bahwa protokol adalah serangkaian aturan
dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan-aturan mengenai
tata tempat, tata upacara dan penghormatan sehubungan dengan seseorang dengan
jabatan dan kedudukannya dalam negara, pemerintah dan masyarakat.
Menurut Undang-undang nomor 9 tahun 2010, prokol atau
keprotoklan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam
acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi; tata tempat, tata upacara dan
tata penghormatan dalam hal ini sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang
sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam Negara, Pemerintah dan
Masyarakat.
Dari beberapa pengertian diatas dapat dismpulkan bahwa
protokol adalah rangkaian kegiatan yang disusun berkaitan dengan suatu kegiatan yang akan dilaksanakan. kegiatan tersbut meliputi tata tempat, upacara dan
penghormatan kepada para pejabat yang memiliki jabatan dan kedudukan penting
dalam masyarakat, pemerintahan dan negara baik berskala besar maupun kecil,
resmi ataupun tidak resmi.
Sementara dalam dunia pendidikan sendiri, jenis-jenis
upacara (protokol) khususnya perguruan tinggi meliputi (Zulkarnain
Nasution, 2010).
a.
Wisuda.
b.
Pengukuhan
guru besar.
c.
Pelantikan
dan serah terima jabatan.
d.
Seminar.
e.
Lokakarya
atau workshop.
f.
Peresmian
gedung.
g.
Upacara
hari besar nasional.
h.
Penandatangan
kerja sama (MoU).
i.
Penerimaan
kunjungan.
j.
Dies
natalis.
k.
Lustrum.
l.
Ujian
Promosi Doktor.
m.
Penyemayaman
dan Pemakaman Guru Besar.
n.
Penerimaan
Mahasiswa baru.
o.
Pemberangkatan
KKN Mahasiswa, dll.
Untuk itu dalam menjalankan rangkaian kegiatan tersbut,
sangat dibutuhkan keahlian dari para petugas prokol tersebut dalam
menanganinya. Hal ini dikarenakan untuk menghindari
problem yang tidak diinginkan dalam pelaksanaan kegiatan. Jauh-jauh hari Nabi Saw telah memperingatkan kita,
sebagaimana dalam sabdanya:
Terjemahan:
Dari Abu Hurairah ra. Berkata: Rasulullah saw bersabda: Apabila suatu perkara
telah diserahkan kepada orang yang bukan ahlinya, maka tunggulah kehancurannya
(HR. Bukhari).
Sabda
Nabi tersebut mengingatkan kita untuk lebih matang dalam melaksanakan suatu
tugas. Mengapa demikian? Karena, dalam sebuah tim pasti ada persaingan untuk
menjatuhkan satu sama lama lain demi kepentingannya masing-masing. Problem
persaingan merupakan landasan bagi system kapitalisme manajerial dalam
perubahan dan sifat persaingan yang terjadi dalam suatu lembaga (R. Edward
Freeman, 1995). Dengan kata lain sering disebut sebagai perubahan internal.
2. Istilah-istilah
dalam protokol
Istilah-istilah
yang sering dipakai dalam protokol adalah sebagai berikut (Zulkarnain Nasution,
2010):
a.
Acara kenegaraan
Adalah acara yang bersifat
kenegaraan yang diatur dan dilaksanakan secara terpusat dihadapi
presiden/wakil/ pejabat Negara dan undangan lain dalam melaksanakan acara
tertentu. Pada dasarnya acara kenegaraan adalah acar resmi sifat penyelengaraan
acara ini hanya dilaksanakan oleh Negara.
b.
Acara Resmi
Acara resmi merupakan acara
yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga tinggi Negara dalam
melaksankan tugas dan fungsi tertentu serta dihadari oleh pejabat Negara atau
pejabat pemerintahan asing atau undangan lainnya.
c.
Pejabat Negara
Sebagaimana diatur dalam (Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974):
Pejabat Pusat:
Presiden, Wakil Presiden, para Mentri Kabinet, Pimpinan/Anggota Lembaga
Tertinggi dan Tinggi Negara (MPR/DPR, BPK, Hakim, Mahkamah Agung, Kepala
Perwakilan RI di Luar Negeri (yang berkedudukan sebagai duta Negara).
Pejabat Daerah:
Gubernur, Wakil Gubernbur, Walikota, Bupati, Wakil Bupati, Sekretaris Daerah,
Pimpinan Militer dll.
d.
Pejabat Pemerintah
Adalah mereka yang memiliki
jabatan strategis dalam pemerintahan (Strutural, Fungsional dll).
e.
Tokoh Masyarakat
Seseorang karena kedudukan
sosialnya menerima kehormatan dari masyarakat atau pemerintah. Tokoh masrakat
tersebut diantaranya:
1)
Tokoh Masyarakat Nasional
a)
Mantan Presiden/Wapres
b)
Perintis Pergerakan Kemerdekaan/Kebangsaan
c)
Ketua Umum Parpol
d)
Ketua Umum MUI
e)
Ketua Presiden Wali-wali Gereja
f)
Ketua Perserikatan Gereja Indonesia
g)
Ketua Perisada Dharma Hindu
h)
Pemuka Perwalian Umat Budha Indonesia
i)
Pemimpin Organisasi Masyrakat, Agama, Pemuda
Tk. Nasioanal.
2)
Tokoh Masyrakat Daerah
a)
Ketua Parpol
b)
Pemuka Agama
c)
Pemuka Adat
d)
Tokoh lain yang ditentukan oleh daerah (Zulkaranain
Nasution, 2010).
3. Syarat-syarat
Petugas Protokol
Untuk tidak merusak kegiatan yang ditangani. Sebagai
seorang protokolan langkah awal yang harus dilakukan adalah mengenal tipe tim.
Mengenal tipe tim sangat perlu, karena tidak semua tim benar-benar tim, dan
beberapa kelompok yang diberi nama lain kadang-kadang melakukan kerja tim yang
luar biasa kadang juga tidak. Beberap daftar versi tim adalah sebagai berikut
(Pocket
Mentor Memimpin Tim, 2008):
Tabel b.1
|
Tim Fungsional
|
Sebuah
kelompok organisasi yang melapor kepeda satu bos, yang mungkin harus atau
tidak harus bekerja bersama untuk mencapai tujuan kelompok.
|
|
Tim lintas fungsional
|
Sebuah
kelompok yang terdiri atas anggota-anggota yang terdiri dari berbagai fungsi
dalam organisasi yang sebagian waktunya diabdikan untuk usaha-usaha tim dan
sebagian lagi untuk tanggung jawab fungsional lainnya.
|
|
Tim macan
|
Sebuah
kelompok yang terdiri atas anggota-anggota dari berbagai fungsi dalam
organisasi yang seluruh waktunya diabdikan untuk uasha tim.
|
|
Gugus tugas
|
Sebuah
kelompok sementara yang dibentuk untuk menyelesaikan masalah tertentu atau
menjajaki kesempatan tertentu.
|
|
Komite
|
Sebuah
kelompok yang berkesinambungan yang mengembangkan dan memantau filosofi,
kebijakan, atau serangkaian praktik tertentu.
|
Selain mengenal tipe tim, seorang protokol yang
notabenenya adalah anggota dalam tim tersebut atau kepanitiaan yang memiliki
peran besar dalam suatu kegiatan, dituntut memiliki pengetahuan, wawasan luas
terkait hal-hal penting dengan acara/kegiatan yang menjadi tanggungjawabnya.
Malapetaka yang dapat merusak karir seorang protokol,
apabila suatu ketika ia lalai akibat kurang teliti dalam penataan ruang atau
kursi sehingga seorang tamu VIP yang seharusnya mendapat tempat duduk di baris
depan, terpaksa harus dudu di baris kedua atau malah sebaliknya tidak
mendapatkan tempat duduk. Seorang protokol harus menhindari kasus-kasus seperti
ini demi karirnya. Untuk itu syarat bagi seorang petugas protokol adalah
(Zulkarnain
Nasution, 2010);
a.
Memiliki
disiplin dan loyalitas tinggi
b.
Pengelola
yang efektif, koordinatif dan berwibawa
c.
Menghayati
bidang tugasnya
d.
Menguasai
segala permasalahan tapi bukan melaksanakan sendiri
e.
Memiliki
wawasan
f.
Memiliki
penampilan, etiket dan kemampuan berbahasa yang baik.
Adapun Bambang Cahyono (2012), mengemukakan dalam pedoman praktis keprotokalan,
syarat-syarat petugas protokol adalah sebagai berikut:
a.
Harus
menekuni bidang masing-masing dan turut memperhatikan kepentingan bidang lain.
b.
Perlu
mwujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim kelompok, tertib, dan
berwibawa dalam suatu kondisi yang tentram untuk mencapai keberhasiloan dalam
melaksanakan tugas.
c.
Perlu
menguasai segala permasalahan, tetapi bukan melaksanakan sendiri, tetapi untuk
mengetahui aspek kegiatan yang perlu dalam suatu acara.
d.
Menegrti
pentingnya dekorasi.
e.
Mengerti
tentang prinsip manajemen yang baik.
f.
Mampu
berpenampilan dan berpakaian yang baik.
g.
Memiliki
pengethauan yang luas selain tugas utamanya.
h.
Mental yang
kuat dan terampil.
i.
Menegrti
etiket dan sopan santun.
j.
Senantiasa
selalu menjaga kebersihan, selalu dalam
kedaan rapi.
k.
Mawas
diri dalam melakukan pekerjaan.
l.
Dapat
mengambil keputusan yang cepat dan tepat.
m.
Berani
bertanggungjawab terhadap pelaksanaan tugasnya.
Syarat-syarat
bagi seorang petugas protokol sebagaimana dikemukakan diatas, dapat disimpulkan
bahwa seorang petugas protokol tidak hanya harus memiliki satu kemampuan dalam
satu bidang disiplin tertentu. Tetapi, harus memiliki kelebihan dalam segala
bidang yang mumpuni, sehingga kinerjanya selalu mendapat perhatian dan
apresiasi positif dari
para tamu undangan.
4.
Ruang
lingkup dan tugas protokol
Ruang
lingkup dan tugas-tugas keprotokolan adalah sebagai berikut
(Zulkarnain
Nasutio, 2010):
a.
Menyangkut segi keupacaraan.
1)
Pelantikan
dan serah terima jabatan.
2)
Peresmian
proyek pembangunan.
3)
Peringastan
hari-hari besar nasional/Islam, HUT organisasi, Apel Bendera.
4)
Pembukaan
dan penutupan rapat
5)
Upacara
pemakaman
6)
Penandatangan
kerja sama (MOU), dan lainnya.
b.
Menyangkut
segi kunjungan
1)
Kunjungan
Presiden.
2)
Kunjungan
para pejabat pemerintah pusat maupun daerah.
3)
Kunjungan
para pemimpin pusat perusahaan/instansi, organisasi dan lembaga.
4)
Kunjungan
kenegaraan dan kunjungan resmi (Kepela Negara atau Kepala Pemerintahan Asing).
5)
Penyelenggaraan
resepsi/jamuan.
6)
Menyusun
Lay Out acara.
7)
Pelaksanaan
administrasi keprotokolan.
8)
Sebagai
pembawa acara.
9)
Unsur
pelayanan
Dengan
demikian dapat disimpulkan ruang lingkup dan tugas protokol dapat dibagi ke
dalam dua kategori. Kategori pertama, meliputi segi keupacaraan yang didalamnya
menyangkut pelantikan, serah terima jabatan dan sebagainya. Sementara kategori
kedua, meliputi segi kunjungan seperti kunjungan Presiden, Pejabat Pemerintah
Negara Asing dll.
5.
Tata tempat
dalam protokol
Menentukan tempat dalam duduk dan sebagainya dalam suatu
kegiatan tidaklah mudah. Untuk itu, Prinsip tata tempat dalam protokol mengandung unsur-unsur
sebagai berikut (Bambang Cahyono, 2012):
a.
Siapa
yang lebih berhak didahulukan.
b.
Siapa
yang mendapat hak menerima prioritas dalam urutan tata tempat.
c.
Orang
yang mendapat tempat didahulukan dalah seseorang karena jabatan, pangkat, atau
derajat didalam pemerintahan.
Sementara
dalam Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010 mengenai tata tempat menjelaskan:
a.
Orang
yang berhak mendapatkan tata aturan yang pertama adalah mereka yang mempunyai urutan paling depan.
b.
Jika
mereka berjajar, maka yang berada disebelah dari orang yang mendapatkan unrutan tata tempat paling utama dianggap
lebih tinggi mendahului orang yang berada disebelah kirinya.
c.
Jika
menghadap meja, maka tempat utama adalah yang menghadap kepintu keluar, dan
tempat tarakhir adalah tempat yang dekat dengan pintu keluar.
d.
Jika
berjajar pada garis yang sama, tempat yang paling utama adalah sebelah kanan
luar, atau paling tengah.
e.
Jika naik
kendaraan
1)
Kapal
terbang, naik yang paling akhir turun lebih awal.
2)
Kapal
laut, naik dan turun paling dahulu.
3)
Mobil/Kereta
api, naik dan turun paling dahulu.
f.
Kedatangan
dan pulang, orang yang paling dihormati selalu datang paling akhir dan pulan
paling awal.
g.
Letak
kendaraan (Mobil), diusahakan pintu mobil berada tepat dengan pintu gedung.
Contoh
denah tata tempat duduk di lingkungan departemen pendidikan nasional (Zulkaranain
Nasution, 2010):
Tata tempat pada posisi ganjil, Denah e.1.
|
|
|
|
|
|
7 |
Keterangan:
1.
Mentri
pendidikan nasional.
2.
Sekretaris
jenderal (Sekjen).
3.
Inspektorat
jenderal (irjen).
4.
Direktur
jenderal pendidikan dasar menengah (dirjen didaksmen).
5.
Direktur
jenderal pendidikan tinggi (dikti).
6.
Direktur
jenderal pendidikan luar sekolah (dirjen PLS).
7.
Direktur
jenderal olahraga (dirjen olahraga).
Tata tempat duduk pada posisi genap, Denah e.2.
|
|
|
|
|
|
|
Keterangan:
1.
Mentri
pendidikan nasional.
2.
Sekretaris
jenderal (Sekjen).
3.
Inspektorat
jenderal (irjen).
4.
Direktur
jenderal pendidikan dasar menengah (dirjen didaksmen).
5.
Direktur
jenderal pendidikan tinggi (dikti).
6.
Direktur
jenderal pendidikan luar sekolah (dirjen PLS).
7.
Direktur
jenderal olahraga (dirjen olahraga).
Berdasarkat aturan dan tata tempat dalam kegiatan
sebagaimana dikemukakan diatas, dapat disimpulkan bahwa seorang petugas
protokol harus jeli dalam memperhatikan aturan tempat yang sesuai dengan prinsip
keamanan bagi para tamu terhormat yang akan mengahadiri acara tersebut. Jika
dalam pelaksanaannya terdapat kesalahan, maka sudah barang tentu petugas
protokol akan dianggap kurang berhasil dalam menjalankan sebuah acara. Hal ini
akan berdampak pada karir petugas prokol sendiri.
C.
KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dalam penyusunan makalah
ini adalah sebagai berikut:
1.
Protokol adalah
rangkaian kegiatan yang disusun berkaitan dengan kegiatan yang meliputi tata tempat, upacara dan penghormatan kepada
para pejabat yang memiliki jabatan dan kedudukan penting dalam masyarakat, pemerintahan
dan negara baik berskala besar maupun kecil, resmi ataupun tidak resmi.
2.
Istilah-istilah
yang sering digunakan dalam prokol seperti acara kenegaraan, acara resmi, acara
pejabat negara, pemerintah, tokoh masyarakat dan lain sebagainya.
3.
Adapun
syarat bagi seorang petugas protokol tidak hanya harus memiliki satu kemampuan
dalam satu bidang disiplin tertentu. Tetapi, harus memiliki kelebihan dalam
segala bidang yang mumpuni, sehingga kinerjanya selalu mendapat perhatian dan
apresiasi positiv dari para tamu undangan.
4.
Ruang
lingkup dan tugas protkol dapat dibagi ke dalam dua kategori. Kategori pertama,
meliputi segi keupacaraan yang didalamnya menyangkut pelantikan, serah terima
jabatan dan sebagainya. Sementara kategori kedua, meliputi segi kunjungan
seperti kunjungan Presiden, Pejabat Pemerintah Negara Asing.
5.
Tata
tempat dalam sebuah acara bagi seorang petugas protokl adalah sangat penting.
Hal ini dikarenakan positif dan negtifnya suatu kegiatan terletak dari tata
tempat bagi para undangan. Jika baik akan dianggap nyaman bagi para undangan.
Tetapi jika tidak, sebaliknya. Dengan demikian hal tersebut akan berpengaruh
pada karir seorang petugas protokol.
DAFTAR RUJUKAN
Bukhari. Imam, Shahih Bukhari, edisi 2; Maktabah
Syamilah, Tt, juz 1, hlm. 114, no. 59.
Cahyono. Bambang, Buku Praktis Pedoman Keprotoklan, cet, I:
Yogyakarta; Cyrillus Publisher, 2012.
Edward Freeman. R, Manajemen
Strategik: Pendekatan Terhadap Pihak-pihak Berkepentingan, cet, III; Jakarta
Pusat: C.V Taruma Grapika, 1995.
Motik Gafur. Kemala, Orientasi Teori
Kehumasan Dan Protokol, Dosen
Universitas Indonusa Esa Unggul, Jakarta, di akses pada, 17 September 15.
Nasution. Zulkarnain, Manajemen Humas di Lembaga Pendidikan, cet,
II: Malang; UMM Press, 2010.
Peraturan Daerah
Kabupaten Sumenep,
Nomor 15 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah.
Pocket Mentor “Memimpin Tim”, Solusi Pakar Untuk Masalah Pekerjaan, PT
Gelora Aksara; Penerbit Erlangga, 2008.
Undang-undang Nomor 8
Tahun 1974 dan peraturan perundang-undangan lainnnya yang berkaitan dengan
kepemerintahan Nasional dan Daerah.
Undang-undang
nomor 9 tahun 2010, tentang keprotokolan.
Undang-undang Nomor 9 tahun 2010, tentang pelaksanaan tata tempat dalam
acara.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar